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 Dossier de gestion administrative du Relais

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5 participants
AuteurMessage
Paule B.
Co-fondateur CDAAD
Paule B.


Dossier de gestion administrative du Relais Empty
MessageSujet: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyMar Fév 23 2016, 11:31

Afin d'essayer de faciliter la vie de tout le monde d'un point de vue administratif, on a travaillé à concevoir des fichiers-modèles communs à tous les relais.

La proposition actuelle est de valider cette première mouture de fichiers/trames puis de tester ce mode de fonctionnement pour le semestre à venir (à partir du nouvel exercice en avril) et de faire le bilan lors de la réunion en automne.

Comment ?
Chaque relais disposera d'un dossier de gestion administrative complet et personnalisé, créé par les administrateurs, dans lequel figureront les fichiers et modèles de fichiers nécessaires à sa gestion. Tous les fichiers seront sous forme de trame pré-remplie au maximum, n'attendant qu'à être complétés par vos soins ^^.
Ce dossier sera accessible aux Référents du Relais ainsi qu'au Bureau (en particulier Sandra pour la trésorerie) et ce dossier constituera votre plate-forme "d'échanges" entre Référents et Bureau.

Que contiendra chaque dossier ?

Pour le moment, nous avons prévu :
* une trame de bilan semestriel
* une trame de compte-rendu d'animation
* un livre de comptes
* un modèle de notes de frais
* un formulaire de participation financière du CDAAD
(je pense que la liste des adhérents locaux y trouvera une place toute naturelle ?)

Description des fichiers
(vous pouvez accéder au modèle du fichier en cliquant sur le nom de chaque)


  • Trame de bilan semestriel du 15/09 : rempli en vue du Conseil d'Administration d'automne (= ce qu'on a appelé l'année dernière "réunion des référents"). Tous les bilans seront collectés par les Responsables Relais qui établiront un topo global des actions des Relais Locaux sur le premier semestre de l'exercice (un peu tronqué au demeurant mais on n'a pas trop le choix ^^) ainsi que sur la SMAR. Par ailleurs, tous les bilans seront consultables par les autres Référents.
    Un autre fichier, similaire, portera sur le second trimestre et sera collecté en vue cette fois de présenter un bilan global de l'exercice lors de l'AG du mois de juin à nos adhérents et à être publié sur nos supports afin de démontrer le travail du CDAAD. Chaque Relais pourra aussi présenter son bilan propre à son réseau local, ses partenaires, ...
    Pourquoi faire des bilans ?
    Pour justifier l'utilité de notre association, démontrer le travail accompli et présenter à ceux qui nous financent que nous employons au mieux nos ressources (voir montrer qu'on aurait besoin d'un peu plus de ressources justement :p).  
    Les bilans des relais rejoindront ceux des actions nationales.
    Pourquoi une trame ?
    Pour faciliter le travail des Référents, vous n'avez pas à vous prendre la tête pour savoir ce qu'il faudrait mettre dedans, comment le mettre en page, ...
    Pour faciliter la réalisation du topo global par les Responsables Relais. Une même trame pour tous les relais = des infos facilement compilables (pas besoin de chercher dans X mails, se souvenir d'une conversation, de rappeler le Référent pour avoir une info manquante, ...).
    Et pour le CA d'automne, on gagnera du temps à dresser un bilan global plutôt que passer en revue chaque Relais (chaque référent pouvant par ailleurs lire le détail des bilans des autres Relais) pour nous consacrer à élaborer de nouveaux projets Smile.
    Autres utilités
    Vous pourrez utiliser vos bilans et les diffuser auprès des membres de votre Relais (version telle quelle ou expurgée, à vous de voir ^^)

  • Trame de compte-rendu d'animation Relais : plutôt un document interne au Relais, pour vous permettre de garder une trace de chacune de vos animations et noter les détails que vous souhaitez garder en tête. À dupliquer autant de fois qu'il y a d'animations réalisées. Peut être utile comme mémos pour l'écriture du bilan semestriel Smile.
    Bref, à chacun de voir si cette trame peut lui apporter, ou non, quelque chose ^^.

  • Livre de comptes mensuel : rempli au fur et à mesure des sorties/entrées d'argent du Relais.
    Il y aura dans le dossier de gestion administrative du Relais 12 fichiers Livre de comptes (un par mois) + un bilan semestriels.

    Chaque fichier comporte 6 onglets :
    - un onglet pour les ENTRÉES dans la caisse du relais (espèces)
    - un onglet pour les ENTRÉES transmises au CDAAD (chèques)
    - un onglet pour les SORTIES réglées par la caisse du relais
    - un onglet pour les SORTIES réglées par le CDAAD directement
    - un onglet pour les SORTIES réglées par les Référents
    - un dernier onglet calculant le total des entrées, des sorties, la balance comptable du mois et le solde de la caisse du Relais.

    Pourquoi un livre de comptes ?
    * Pour permettre à chaque Référent de suivre plus facilement les comptes de son Relais, et tout particulièrement sa caisse en espèces pour avoir moins de comptes d'apothicaire.
    * Pour permettre au Trésorier de suivre les mouvements et pointer les adhésions, leurs bulletins, les chèques, etc.
    * Pour mettre un peu en valeur la balance réelle de chaque Relais, en particulier avec l'investissement financier des Référents. Parce que c'est quelque chose qui ne transparaît actuellement nulle part et qu'on ne peut pas ignorer. Les Relais, la charge de Référent a un coût pour celui-ci. Quelques euros, quelques euros par là... ce n'est pas quelque chose qui était souhaité, le CDAAD et plus largement l'AAD, n'a pas à être défendu avec le budget domestique de ceux qui consacrent déjà une partie de leur temps libre. Il faut qu'on connaisse donc le coût réel des actions des Relais et qu'on voit comment trouver des solutions (entre autres l'enveloppe annuelle des Relais, ça nous aidera pour estimer les besoins).

    En pratique, pour chaque entrée/sortie, le référent ajoute une ligne dans l'onglet adapté.
    Les totaux se font automatiquement. À la fin de chaque mois (6ème onglet), on obtient les comptes totaux, la balance mensuelle (positive - plus d'entrées que de sorties - ou négative - plus de sorties que d'entrées-) ainsi que le solde de la caisse du Relais. Ce solde sera à reporter manuellement par le Référent dans le tableau du mois suivant (pas possible d'incrémenter automatiquement entre deux feuilles Google Docs).
    La numérotation des pièces n'est pas obligatoire et/ou le mode de numérotation est laissé à l'appréciation du Référent s'il veut suivre ses pièces de façon comptable (par date, par onglet, ... mensuellement, annuellement, ...).
    De la même manière, il n'est pas nécessaire d'être d'une rigueur psychorigide de comptable. Vous pouvez très bien entrer des lignes globales (par exemple, si vous recevez 8 adhésions dans le mois, vous ne faites qu'une ligne à la fin du mois "8 adhésions" avec la somme globale collectée ; etc etc).

    Le Livre de Comptes fait un peu peur à voir, je vous l'accorde :p. C'est une première mouture, en attente de vos commentaires d'utilisatrices Smile.
    Les pages comportent des plages de données protégées, c'est à dire que vous ne pourrez pas y toucher. Si vous n'êtes pas habituées à ce genre de tableurs et que ça vous inquiète un poil de faire une erreur de manip', normalement, cette protection vous protégera desdites erreurs (entre autres sur les calculs automatiques qui ne risquent pas de sauter).
    N'hésitez pas si vous avez besoin d'un coup de main ^^.

  • Fichier des notes de frais du Relais
    Un modèle collectif prêt à remplir par le référent. Il s'agit des frais engagés par le référent ouverts à remboursement par le CDAAD. Il permet au Trésorier d'avoir un outil de suivi pratique et d'apposer ses réponses directement dans la demande.

    Il suffit de consacrer un onglet à chaque note de frais en les numérotant 1, 2, 3, ...

    Dans le premier onglet du fichier modèle ici, je me suis amusé à faire une note de frais pour illustrer Wink (restant que ce sont des exemples uniquement, pas un modèle des frais acceptés ou non Very Happy. Enfin si, la thalasso aux frais du CDAAD, ça sera toujours niet :p)

    Par contre, il faudra penser à signaler à Sandra que vous avez rempli une note de frais Wink. Si vous avez le modèle à dispo, déjà dans le dossier, pour autant, on n'a pas une alerte mail pour prévenir "coucou, une note de frais vient de tomber" ^^.

  • un formulaire de demande préalable de participation financière du CDAAD aux actions du Relais

    À dupliquer dans votre dossier de gestion autant de fois que besoin Smile.


Système obligatoire ?

Pour le moment non mais quand même vivement conseillé pour faciliter la vie de tout le monde :p. Du moins pour certains fichiers comme le bilan semestriel et tout ce qui concerne le suivi financier.

Pour avoir un aperçu d'un dossier complet : https://drive.google.com/folderview?id=0Bwl6VI6VD6SjTkxQODkwMGJWajA&usp=sharing


Dernière édition par Paule B. le Mer Mar 23 2016, 11:42, édité 7 fois
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Paule B.
Co-fondateur CDAAD
Paule B.


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyJeu Mai 26 2016, 07:54

Modification des dossiers de gestion admin des relais


Parce qu'on ne réussit que rarement du premier coup :p, j'ai transféré les dossiers sur le drive commun.
Jusqu'à présent, c'était hébergé sur le drive national avec droits étendus pour chaque relais à son dossier. Sauf que les droits s'arrêtaient, comme d'hab, au téléchargement de nouvelles pièces. Vous pouviez les télécharger mais ça supposait une certaine relouterie pour réussir à avoir vos fichiers au bon endroit.

Donc vu qu'il n'y a en soi rien de confidentiel dans ces dossiers qui mériterait d'être partagés uniquement entre la trésorière et le référent (genre des données bancaires), on peut le partager.
J'pense pas que vous soyez suffisamment passionnés par le dossier de gestion admin pour aller faire la compta de la voisine XD.

Donc :
- les dossiers restent les mêmes
- vous avez toujours les droits étendus à votre dossier depuis l'adresse de votre relais
- mais si vous avez besoin d'upload un nouveau fichier (un CR, un scan de justificatif de frais, ...) et qu'il se balade sur la racine du drive, vous avez l'accès au drive qui héberge pour ranger au bon endroit votre fichier baladeur Smile

L'adresse du dossier global : https://drive.google.com/open?id=0Bwl6VI6VD6SjZVNDUGltT0VQMFU

Edit : pour info, si vous êtes log sous drive.cdaad, vous accédez de manière habituelle au drive. Par contre, si vous êtes log sous le compte gmail de votre relais, l'affichage est un peu différent, il est en lecture a priori. Pour basculer en affichage habituel, il faut cliquer sur "ouvrir dans drive" en haut à droite de l'écran :
Dossier de gestion administrative du Relais Drive10


Dernière édition par Paule B. le Jeu Mai 26 2016, 10:51, édité 1 fois
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Emilie Ract
Membre du C.A. du CDAAD - Référent Gironde
Emilie Ract


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyJeu Mai 26 2016, 10:04

Merciiiii
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mmeguignon
Référent Paris
mmeguignon


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyVen Juin 03 2016, 00:23

euhh... bon là j'ai juste lu en diagonale j essaye de faire mieux demain ... Mais euh nous sur paris on a pas de sous Shocked quand on paye un truc (en gros le stand des jdd quoi) on demande au national, et quand on récupère des sous on les envoie au national aussi Shocked j'ai meme jamais tenu de compta Shocked j'ai payé des trucs de fou avec mon argent personnel santa genre la plastification d'un A3 à bureau vallée pour 2 euros qqch... donc voilà :/
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Paule B.
Co-fondateur CDAAD
Paule B.


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyVen Juin 03 2016, 11:48

Haaaaaan, tu seras fouettée en place publique, juste à côté de Gael pour jesaisplusquelcrimedelèsemajestéhypergraveaussi Laughing.

Comment ça tu n'as jamais fait quelque chose qui n'était quand même pas spécifiquement demandé ?!?
Bon, ça veut dire qu'il faut qu'on vérifie à l'avenir que les référents de l'asso soient bien omniscients, on croyait que c'était le cas nous :/

Les livres de compte (qui ne doivent pas être remplis comme si vous alliez avoir un contrôle du fisc non plus), c'est pour qu'on sache tous un peu mieux ou on en est et pour que les "2€-c'est-pas-chose-sauf-quand-tu-les-sors-30x-de-ta-poche" ça soit de moins en moins le cas ^^.
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Gael
Référent La Rochelle



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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptySam Juin 04 2016, 08:51

Vu qu'on sera 2, on pourra aussi se fouetter mutuellement! Je dis ça... jocolor
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mmeguignon
Référent Paris
mmeguignon


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyMer Juin 08 2016, 09:41

oh oui fouettons nous avec nos livres de compte !!!
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Lucie P.
Membre du C.A. du CDAAD
Lucie P.


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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais EmptyMer Juin 08 2016, 23:52

LOL Amandine, ça fait du bien de rire comme ça toute seule devant son écran... j'avoue que je m'y attendais pas en lisant l'intitulé du topic hihi !
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MessageSujet: Re: Dossier de gestion administrative du Relais   Dossier de gestion administrative du Relais Empty

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